Gestión de la estructura organizativa comercial para alcanzar objetivos de venta

Gestión de la estructura organizativa comercial para alcanzar los objetivos de venta

La estructura organizativa de una empresa depende del tipo de empresa y modelo de negocio de la misma. Podemos pensar en modelos clásicos en los que la estructura organizativa está muy jerarquizada y los departamentos son muy transversales, pero también en estructuras modernas en los que la empresa está segmentada en divisiones y cada una actúa como una célula con un director de desarrollo de negocio y una estructura comercial especializada en esa área, que reportan a niveles superiores, estos sí, transversales (dirección financiera, dirección general, …)

Sin embargo, sea una estructura organizativa o sea otra, hay una serie de situaciones y problemáticas que se repiten en las diferentes áreas. Vamos a analizar las de la estructura comercial, que no deja de ser la fuente de ingresos de la organización y debe estar bien estructurada y bien organizada para que funcione como un reloj; de esta estructura organizativa depende el sentido y la existencia del resto de departamentos de organización en términos económicos. Es decir, si la empresa no ingresa, no puede avanzar.

 

Estructura Organizativa Comercial

Una estructura organizativa comercial, mayor o menor según sea el caso, está formada por personas. Además, estamos hablando de personas con diferentes perfiles según el negocio de que se trate; no es lo mismo una empresa que produzca y venda toldos que una empresa que venda proyectos de software a medida o una empresa que venda tecnología especializada, por ejemplo, para quirófanos de hospital.

En los ejemplos expuestos, para llevar a cabo las funciones de venta, la formación de respaldo es diferente a todas luces. Sin embargo, uno podría pensar que a mayor formación, los problemas en la estructura organizativa disminuyen y no siempre es así. Hay factores que se repiten y que dependen de otras variables que no tienen que ver ni con el modelo de negocio ni con la formación.

En términos generales, podríamos clasificar los problemas o las distorsiones en la estructura organizativa comercial en dos grandes líneas:

  • Aptitudes y capacidades
  • Acceso a la información y monitorización

La primera tiene que ver con el individuo y para garantizar que el comercial se ajusta al perfil, existe un proceso de selección y unos filtros que lo “garantizan”. Sin embargo, no siempre son exitosos.

La segunda tiene que ver con la información de las actividades de la red comercial y su monitorización, es decir, tiene que ver con los sistemas de información de la organización.

Pepermint, como herramienta de ayuda en esta área de aplicación, permite la gestión de los diferentes puntos conflictivos en la organización de estructuras comerciales.

 

Aptitudes y Capacidades

A grandes rasgos, podríamos definir un formulario para determinar y valorar las aptitudes y capacidades que debería tener, por ejemplo, un director comercial. Pero no es sólo, en muchas ocasiones, la falta de valoración de estas capacidades en donde está el error, sino en la definición de sus funciones y responsabilidades. Esto último es lo primero que debe ponerse encima de la mesa y quedar claro antes de pasar al siguiente punto, que es el de la valoración.

Veamos un ejemplo muy resumido de las funciones de un director comercial para poder pasar a hacer formularios de valoración.

  • Planificar y organizar programas especiales de venta y comercialización basados en el estado de las ventas y la evaluación del mercado.
  • Fijar las listas de precios, los porcentajes de descuento y los plazos de entrega, los presupuestos para campañas de promoción de ventas, los métodos de venta, y los incentivos y campañas especiales.
  • Establecer y dirigir los procedimientos operativos y administrativos relativos a las actividades de ventas y comercialización.
  • Dirigir y gestionar las actividades del personal de ventas y comercialización.
  • Planificar y dirigir el trabajo diario.
  • Establecer y gestionar presupuestos, controlar los gastos y asegurar la utilización eficiente de los recursos.
  • Controlar la selección, formación y rendimiento del personal.
  • Representar a la empresa u organización en convenciones de ventas y comercialización, ferias de muestras y otros foros.
  • Marcar los objetivos a cumplir por todo el equipo comercial y de ventas.
  • Resolver problemas comerciales y de marketing.
  • Concretar los canales comerciales de la empresa u organización, su estructura, tamaño y rutas.
  • Elaborar previsiones de ventas conjuntamente con otros departamentos de la empresa.

 

A partir de aquí, podemos realizar el seguimiento del empleado, a través de nuestro sistema de gestión e información interno; mediante formularios podemos evaluar si está desempeñando correctamente sus funciones y analizar las aptitudes que tiene, así como las carencias.

Por ejemplo, en base a las funciones anteriormente descritas para un director comercial, podemos definir unas aptitudes y capacidades que se esperan y a partir de éstas construir los sistemas de evaluación:

  • Capacidad de liderazgo.
  • Capacidad para trabajar en equipo.
  • Iniciativa.
  • Buena comunicación.
  • Habilidades organizativas y de planificación.
  • Dirección de equipos de ventas.
  • Aptitudes para la gestión de proyectos.
  • Aptitudes para la supervisión.
  • Capacidad de análisis.
  • Flexibilidad.
  • Habilidad para gestionar conflictos.
  • Habilidad para la negociación.
  • Habilidad para la venta.
  • Habilidades comunicativas.
  • Habilidades sociales.
  • Capacidad para la toma de decisiones.

Con Pepermint se puede conocer qué aptitudes tiene más desarrolladas cada comercial a través de las acciones que llevan a cabo y formularios que permiten identificar los puntos fuertes así como los aspectos que requieren mejorar.

 

Acceso a la Información y Monitorización

Este aspecto es tan relevante o más que el anterior, ya que en la mayoría de las ocasiones, no existe un sistema de información que permita ver la evolución de las actividades comerciales ni de la red comercial en sí misma. ¿En qué se traducen estas inconsistencias? Veamos algunas y sus posibles soluciones:

  • Falta de acceso a los datos de cada comercial. Este es un clásico problema que se suele dar bien por falta de acceso a los indicadores y poder saber sus valores a tiempo real, de forma que se pueda monitorizar si se están o no alcanzando los objetivos. Pepermint permite tener acceso a los indicadores y saber en tiempo real sus valores para ver si se están alcanzando los objetivos.
  • Inconsistencia de datos; la información se recibe en estructuras, formatos y sistemas diferentes. Es otro gran enemigo de la coherencia en la información y que es más habitual de lo que podríamos imaginar, sobre todo en organizaciones que han crecido a base de ir incorporando sistemas diferentes. Para evitarlo se deben alinear los sistema y sobre todo, los formatos. Con Pepermint, todos los datos están en un mismo formato. Pepermint permite que la dirección vea qué acciones se están llevando a cabo y sobre qué indicadores se está trabajando.
  • Desconocimiento de las actividades de venta en curso. Esto es debido a la falta de reporting y de informes. Es importante que las herramientas permitan la extracción de informes que muestren la actividad comercial, sus acciones y cuáles están contribuyendo a crear más valor para la consecución de los objetivos.

 

Conclusión

La estructura organizativa es la columna vertebral de la empresa y debe estar bien definida ya que es sobre la que se apoyan los procesos de la empresa para su correcto funcionamiento. En el caso de la estructura comercial, deben quedar claras las funciones y roles de cada implicado, así como disponer de un correcto sistema de gestión de la información y análisis. De esta forma se pueden detectar problemas y potenciar los puntos que aportan mayor valor.

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